כלי מס׳ 3
איך לתכנן ביקור נכון?
נתחיל מהסוף... ביקור טוב מהווה אבן דרך חשובה בבניית השותפות שלך עם השותף הפילנתרופי. ביקור אפקטיבי הוא ביקור שממנו יוצא האורח עם הבנה של: מהו כפר נוער או פנימייה? מה התפקיד החברתי של כפר-הנוער/פנימיה? מה חשיבות העשייה בכפר/פנימיה ומי האנשים שעומדים מאחוריה? מי אתה כמנהל? מהו החזון שלך, מהם האתגרים העומדים בפניך? מה הצעד הבא? למשל פגישה נוספת או הצגה בפני הוועד המנהל של המבקר וכדומה.
מה בכלי
לפני
- מה?
- מי?
- איך?
במהלך
- הקשבה
- חוויה
אחרי
- ישיבה
- קשר
מתחילים!
מה?
- מטרת הביקור - מה ייחשב בעינך הצלחה? (בהגדרת התוצאות שאתה רוצה שהביקור יישא).
- ביקור "חדש" - יש לזכור כי כל ביקור נושא אופי אחר, הן מבחינת ציפיות השותף הפילנתרופי הפוטנציאלי והן מבחינתך. למשל, אין ביקור ראשון זהה לביקור חוזר בתקופת שימור היחסים עם הפילנתרופ או נציגו. לכן יש להתייחס לכל ביקור "כחדש", ולקבוע את מטרותיו, תוצאותיו ומסלולו.
- תאום ציפיות - ברר מה כוונת המבקר - כמה אנשים יגיעו, מי בדיוק האנשים, מה הציפיות שלהם, מאיפה הם באים ולאן הם ממשיכים, כמה זמן יש לביקור וכו'. לדוגמה: אולי הוא מעוניין לקיים ביקור "צנוע" שאין בו עדיין בכירים נוספים, אולי חשוב לו דווקא לפגוש שותפויות אחרות שלך. עשה כל מאמץ לעמוד בציפיות אלו. ההקשבה שלך אליו חשובה ועליך לעמוד בתיאום עליו הסכמתם.
מי?
- המשתתפים מתוך הכפר/פנימייה
- אל תגזים! עודף משתתפים יכול לגרוע.
- בחן מי מאנשי הצוות רלוונטי להשתתף בפגישה ע"פ הפרמטרים הבאים:
- שיוך מקצועי ורמת מקצועיות.
- יכולת הצגה
- שפה וחיבור - שני אלו לעיתים חשובים יותר ממאפיינים אחרים כגון בכירות, וותק ותואר.
- נציגי שותפות נוספת
- שקול לצרף שותפות נוספת שיכולה לקדם את השותפות הזו, לדוגמה: אם יש לך שותפות עם ראש הרשות המקומית, כדאי לבחון השתתפותו, לפעמים כדאי להביא חבר מהוועד המנהל, וכדומה. בכל מקרה, גם כאן, בחר בקפידה את המשתתפים לאור מטרותיך ולאור ההחלטות שקיבלת בסעיפים הקודמים.
איך?
תכנון תכנית הביקור
- פתיחה - קצרה ועניינית!
- חשוב לדעת מראש איפה תיפגשו ואיך תקבל את פניהם.
- הקדש תשומת לב להצגת המסגרת של הביקור - מי אתה, לאן הם הגיעו ומה מתוכנן עבורם.
- התחל מסיור בהליכה - אקטיביות מעוררת ועוזרת.
- תחנות - בחר את התחנות הכי חשובות לטובת המטרה שהגדרת במסגרת הזמן הנתונה. מה אתה רוצה שהוא ייראה ומה אתה רוצה שהוא ילמד? כמה המלצות לדוגמא:
- חוויה - צור עניין חווייתי מוחשי, לדוגמה: משחק עם הילדים, נגינה משותפת, יצירה משותפת, השתתפות בשיעור. לא רק הצגה של הדברים.
- מקבלי השירות - הפגש אותו עם אלה שהכפר/פנימייה משפיעים על החיים שלהם.
- הצוות המקצועי - תן מקום ביטוי לצוות, אפשר זמן לשאלות מקצועיות. זכור, חשוב למבקר להתרשם מהצוות שבנית ולא רק ממך ומהיכולות שלך.
- סיכום - הקפד להשאיר לו זמן
- פידבק - בקש לשמוע שאלות, תחושות.
- המשך - שאל שאלות שמנחות לשם. שאל מה עוד אפשר לתת להם? אולי חומרים נוספים, אולי מפגש נוסף ("בעוד חצי שנה אגיע שוב לארץ ואני מעוניין לפגוש אותך").
- ישיבת הכנה - לאחר שהחלטת מה, מי ואיך? הכן את הצוות:
- הסבר מי מגיע? למה? מה המטרה?
- וודא שכל אחד מכיר את כל שלבי הביקור ואת התחנות הקודמות והבאות, וכמובן יודע על מה הוא אמור לדבר.
- הגדר אלו חומרים יש להכין (תיק ביקור, תמונות, מסמכים אחרים). חשוב לשלוח חומרים אלו מראש למבקרים.
- חשוב להגדיר מראש את זמן הביקור. ביקור יעיל ייערך לפחות כשעה וחצי ולא יותר משלוש שעות.
הקשבה היא המפתח להצלחה! הקשב ולמד - מה המבקרים יודעים על התחום? מה מעניין אותם? מה חשוב להם? וודא כי הם מקבלים מענה על כל שאלותיהם.
עמידה בלו"ז מול גמישות - שים לב כי בפועל זמן הביקור עלול להשתנות ללא התראה (לדוגמה להתקצר לחצי שעה, בגלל שינוי בתכנית חיצונית, או עיכוב שלא תלוי בך). חשוב להיערך לכך מראש ובהתאם למטרה שהגדרת. לדוגמה: אם המטרה היא להראות את הכפר כולו או את הפנימייה, מצא מקום שמשקף בצורה מיטבית את מהות הכפר/פנימייה. אם המטרה היא להראות את אתגר תנאי הדיור, קצר בפתיחה והתמקד בתחנה אחת רלוונטית.
ישיבת סיכום עם הצוות
- חשוב שהישיבה תתקיים בנוכחות כל הצוות שהשתתף. כך הצוות כולו יירתם יותר בקלות למשימה וגם לביקור הבא.
- מומלץ לערוך את הישיבה מיד עם תום הביקור וליידע את כל המשתתפים על כך מראש (חצי שעה מספיקה).
- בישיבה זו יש לבחון מה היה מוצלח ומה דורש שיפור. איך נכון לפעול בפעם הבאה.
- הצעד הבא עם השותף הפילנתרופי - נסח אותו בהתאם לסיכום הסיור ולבקשת המבקר, לדוגמה: הכן ושלח בקשה למענק, שלח אינפורמציה חסרה, תאם פגישה נוספת עם בן משפחה נוסף, הצגה בוועד המנהל של המבקר ועוד.
לסיום
הביקור הינו שלב משמעותי בבניית השותפות שלך עם הפילנתרופ, לכן, עליך להקדיש לו את הזמן והתכנון הראוי. יחד עם זאת, חשוב לזכור שהתכנית היא בסיס לשינויים ועליך להיות קשוב למשתתפים, ובהתאם לכך לנתב את מהלך הביקור.