כלי מס׳ 5כלי מס׳ 5
איך לכתוב דו"ח ביצוע אפקטיבי?איך לכתוב דו"ח ביצוע אפקטיבי?
נתחיל מהסוף... דו”ח הביצוע כולל שני חלקים: דו”ח כספי - צריך להיות ברור ושקוף, מוכן לרוב על ידי איש כספים. דיווח מילולי - מבאר את הדו”ח הכספי, ואמור להתמקד בהבנת ההתקדמות בעבודה ובמידת ההשפעה על מקבל השירות, כלומר על התוצאות. את השותף הפילנתרופי מעניינת בעיקר ההתקדמות ביחס להצעת המימון המקורית וביחס לדו”חות ביצוע קודמים. דו”ח זה נקרא באנגליתProgress Report .
עקרונות בכתיבת הדו"חעקרונות בכתיבת הדו"ח
הקפד על העקרונות הבאים:
- הלימה בין הדו"ח הכספי לבין הדיווח המילולי.
- בהירות
- שמור על שקיפות הן בצד ההוצאות והן בצד ההכנסות.
- כדי למנוע אי הבנות, יש להדגיש ולהסביר כל שינוי בניצול התרומה (צד ההוצאות בדו"ח הכספי) הנובע מאילוצים שגרמו לשינוי בתוכנית.
- פשטות
- הצג רק התקדמות מהדו"ח האחרון ולא מההתחלה, כאילו אתה מדווח להנהלה שלך.
- KEEP IT SIMPLE- חשוב שהדו"ח יצריך מינימום שאלות הבהרה או תקשורת של "הלוך ושוב" עם הפילנתרופ, נציגו, או איש הכספים שלו.
מה עושים?מה עושים?
לפני
- ערוך תאום ציפיות עם הפילנתרופ או נציגו, וקבע אבני דרך להגשת דו"חות ביצוע תקופתיים בחוזה המעגן את התרומה.
- הקפד לבקש את הכנת הדו"ח הכספי ממנהל הכספים בזמן, ע"מ שתוכל להיערך בהתאם. גזור את המועדים כך שיהיה לך מספיק זמן להכין היטב את דו"ח הביצוע המבוסס על הדו"ח הכספי ומבאר אותו.
כתיבת הדו״ח
- נתח את הדו"ח הכספי אותו קיבלת: בדוק מה בוצע בהתאם לתוכנית ומה בוצע אחרת או לא בוצע. היה רגיש ליתרות כספיות, מכיוון שתצטרך לקבל את אישורו של השותף הפילנתרופי ל"גרירה" של יתרות או לשימוש אחר מהמתוכנן בהן.
- אם הכול בוצע ע"פ התוכנית: כתוב דיווח קצר המתאר את הביצוע והצג שביעות רצון מההתקדמות (ניתן לתת גם דוגמאות ע"מ להוסיף משמעות למלל). נסה לבחון אם ההישגים עד כה מעידים כי אתה בדרך הנכונה, ואם כן דווח על כך כמובן.
- אם קיימים פערים: בחן עם מנהל התוכנית את משמעות הנתונים הללו בעזרת מספר שאלות מכוונות:
- הבנת הפערים - איפה אנחנו ביחס לתכנון?
- הבנת הסיבה - מדוע קיימים פערים? מה היו החסמים? לדוגמה: חל עיכוב בגיוס המשתתפים או בבחירת הספקים, חל שינוי במצב בשטח ו/או במדיניות הציבורית שדורשים הערכות מחודשת.
- מבט קדימה - איך נכון להתקדם כדי להגיע לתוצאה? זה המקום להציע פתרון חדש שלעיתים שונה מהתוכנית המקורית, להסביר אותו ולבקש עליו אישור. יידע את השותף והיוועץ בו בצורה פתוחה וכנה. ברוב המקרים, אם קנית את אמונו כאיש מקצוע, הוא יקבל את המלצתך לביצוע השינוי הדרוש.
- נסח הכל בצורה בהירה ושקופה - השתדל לכתוב עמוד אחד לכל היותר
- בצע מעקב לאחר משלוח הדוח - בדוק אם קראו אותו ואם יש שאלות בנדון.