איך לתכנן פגישה ראשונה?

מתוך מדריך כפרי הנוער
קפיצה אל: ניווט, חיפוש

Tool.svg כלי מס׳ 2

איך לתכנן פגישה ראשונה?

נתחיל מהסוף... השאיפה שלך היא לצאת מהפגישה עם אחת משלוש אפשרויות:

  • פגישה נוספת - “אני רוצה לשמוע עוד”, “אני רוצה שגם אשתי תשמע”... > ברר מה צריכה להיות מטרת הפגישה הבאה.
  • ביקור בכפר/פנימייה - “מתי יהיה לך נוח להגיע לביקור אצלנו?” > אם הוא נמצא בחו”ל לברר מתי הנסיעה הבאה לישראל.
  • שליחת הצעה - או חומר נוסף.

מה בכלי?

הכנה
  • תובנות
  • צ׳קליסט
במהלך
  • אווירה
  • היכרות כנה-מכנה משותף
  • מבנה הפגישה
  • צ׳קליסט
אחרי
  • צ׳קליסט

מתחילים!

הכנה

תובנות חשובות לקראת הפגישה

הקשבה - אם קיבלת זמן, סימן שרוצים לשמוע אותך. כעת אינך נלחם על הזמן שלו, אבל עליך לעבוד קשה בשביל לנצל את הזמן כהלכה. חשוב במיוחד שתבין את האיש שמולך לעומק - מה מניע אותו? מה מרגש אותו? מה חשוב לו? זהו השלב הראשון בניסיון לייצר ביניכם היכרות אותנטית.

מיקוד - צא מנקודת הנחה שהשותף הפילנתרופי שיושב מולך קיבל באותו שבוע הצעות לשותפות מעוד 3 מנהלי עמותות שונים. נסה לשים את המשימה של גיוס התרומה בצד, ובמקום זאת נצל את ההזדמנות כדי לשתף חלק מעצמך עם אדם אחר. זכור כי המטרה שלך כעת היא לא לשכנע אותו, להרשים אותו, או "למכור" לו, אלא לייצר ביניכם חיבור אנושי כנה ואותנטי.

הצלחה - הצלחת אם יצאת מהשיחה עם הרגשה שעברת חוויה מרגשת, שהכרת אדם מעניין, שלמדת משהו חדש. אם לא יצאת עם הרגשה כזו, סביר להניח שהפגישה דמתה לפגישות "גיוס כספים" שניהלו כל קודמיך, שיחה שאולי תוביל לקבלת צ'ק, אבל לא תבנה יחסים ושותפות משמעותית.

מה כדאי לעשות לפני הפגישה?

ברר מי השותף הפילנתרופי - במה הוא עוסק? מה גודל הקרן? מה מימן עד היום? מה מעניין אותו?

מקד מה ואיך אתה רוצה להשיג - איזה שינוי אתה רוצה לחולל? מה אתה רוצה לעשות בשביל להשיג את השינוי? מה נדרש כדי לחולל אותו? חשוב לתת נתונים ולא רק רעיונות וכוונות.

הכן את אופן ההצגה - שמור על הסגנון האישי שלך. שים לב שמצגת או סרטון עשויים להיות נוחים לך אולי אך לא בהכרח נוחים גם לשותף הפילנתרופי שמחפש הזדמנות לקשר ישיר.

בצע חזרה גנרלית - בעברית ובאנגלית (לפי הצורך), וודא את התאמת הזמנים לנושאים.

במהלך הפגישה

היכרות כנה שתוביל ליצירת מכנה משותף

  • חשוב שהפילנתרופ יבין את החזון שלך בצורה ברורה וירצה להיות שותף בו.
  • לא פחות חשוב מזה, שתצא אתה עם הבנה טובה של מיהו הפילנתרופ שעומד מולך. רק כך תדע לזהות מה באמת חשוב לו, מה ציפור נפשו ואיפה אתה הכי מתחבר אליו. בהמשך לכך תוכל לדעת גם איך נכון לעשות את המעקב (follow-up) לאחר פגישה זו כך שתוכל לקבל פגישה שנייה, וגם לדעת איך נכון לכתוב את הבקשה שתגיש לו (במידה ועוד לא כתבת).

דגשים לפגישה

  • שמור על אווירה טובה - היה נינוח, חייך.
  • שים לב שלא רק אתה נואם ושיש לו זמן להפנות אליך שאלות ולקבל עליהן תשובות.
  • אם הבאת איתך איש צוות שילווה אותך - תן גם לו מקום.
  • כתוב הערות שיכוונו אותך לשלב הבא ויעזרו לך לדייק את הביצוע.

מבנה הפגישה

  1. פתיחה
    1. היה נינוח, קח קפה אם מציעים.
  2. מי אתה ? (הצג תשובות לכל השאלות הבאות):
    1. מאיפה אתה בא? תקציר ההישגים שלך
    2. למה בחרת בתפקיד של ניהול כפר נוער / פנימייה?
    3. איך אתה תופס את השליחות האישית שלך? מה החזון שלך?
    4. מה אתה רוצה להשיג?
    5. למה כל זה חשוב? לדוגמה: איך יושפעו מהתכנית שלך הילדים / הקהילה /   מדינת ישראל?
    6. הימנע מלהגיד: "אני צריך אני צריך", "אין לי", "חסר לי". במקום זאת נסה   לומר "יש לי לא מעט, אבל החזון שלי גדול ויותר ואני מחפש שותפים לדרך, שיהיו מחויבים לתת לילדים את הטוב שמגיע להם".
    7. לאורך כל הדרך, הקפד להציג נתונים אמינים
  3. מי הפילנתרופ? (נסה למקד את השיחה לדיון בשאלות הבאות):
    1. למה תחום הילדים והנוער מעניין אותך?
    2. איזו חוויה פילנתרופית הייתה לך עד כה בנתינה לתחום זה?
  4. סיכום הפגישה
    1. סכם יחד עם השותף הפילנתרופי את הצעד הבא.

זכור: זרימה היא עקרון מהותי בפגישה: נסה לדון בנושאים האלו לא כצ'ק ליסט... שמור על ספונטניות ואותנטיות. תן לשיחה להתקדם ושאל שאלות שנובעות מהסיפור שהוא חולק איתך. התשובות לשאלות הפתוחות יתנו לך כיוון לחיבור האופטימלי בין הצורך של הכפר/פנימייה ובין הערכים של השותף הפילנתרופי.

אחרי הפגישה

  • הכן סיכום שיחה עם משימות להמשך + תכנית למעקב (follow up) שתופיע ביומן שלך לפי משימות ותאריכים: מה המשימה, באחריות מי, מתי ולמה.
  • הפץ לאנשים הרלוונטיים (חשוב שהידע לא יישאר רק אצלך).
  • הכן את השלב הבא.

לסיום

חשוב רגע על... כלי נגינה

אתה רוצה לתת לילדים אפשרות לנגן מוזיקה והתחלת לפתח את התכנית.אתה שומע בפגישה שהאדם מולך מספר על אהבתו למוסיקה, אז אתה יודע שיש סיכוי לחיבור אמתי.אם הוא אומר שהוא מתעניין בעיקר בכלי נגינה ולך אין צורך בהם - אבל אתה יודע על כפר או פנימייה אחרים שיכולים ליהנות מזה - חשוב גם על האפשרות הזו. מי כן יכול ליהנות אם לא אני - זה פירושה של ההקשבה!